各学院：
根据教育部和省教育厅有关文件、会议精神，为确保我校2011届本科毕业生各项工作的顺利进行，现将有关工作安排如下：
一、毕业生信息核对
1、根据教育部《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》（教学司[2010]8号）的有关规定，普通高等教育学历证书实施在线即时电子注册，毕业生学历证书一经上报教育部注册并对外查询后，所有注册信息将不得变更。为了确保我校2011届毕业生学历证书电子注册信息的准确性，教务处对各学院的预计毕业生数据进行了整理，请各学院打印下发的《2011届预计毕业生情况登记表》，再次组织每位预计毕业生认真核对自己的个人信息并做最终确认，信息包括学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、专业（方向）、入学日期、学制、培养层次、民族、身份证号等字段。学生核对后要求学生本人在登记表上签名，如信息有误请学生本人直接在登记表上用工整的字迹更改，以示负责，不得请人代签。学生核对完后由各学院教务办将学生更改信息情况汇总并填写《2011届预计毕业生信息校对勘误表》（附表1）。若主项信息（包括姓名、性别、出生日期、民族、身份证号）有误，请学生根据实际情况到学院教务办填写《高等学校学生学籍信息更改审批表》（附表2）或《高等学校学生录取信息更正审批表》（附表3）并按审批表的备注要求附相关证明材料。
2、根据教育部和省教育厅有关会议精神，从2011届毕业生开始，没有照片的学历证书不对社会公开查询。为了保证每位毕业生的学历证书能对外查询，请各学院再次通知没有照相的毕业生，请于4月29日之前到新华社湖南分社（联系电话0731-82250811）补拍照片；请通知未上网核对毕业照片的学生于5月20日之前登陆指定网站（
https://account.chsi.com.cn/account/help/pv.jsp
）核对本人图像信息。没有采集图像或未及时在指定网站核对图像信息者将会直接影响毕业证、学位证的正常按期发放与注册。
本次核对后的各项信息将作为毕业生学历证书电子注册的最终信息，一经确认，不能更改，确认后导致的信息错误，一切后果由学生本人负责。请各学院务必高度重视本次信息的核对，确保通知到每一位预计毕业生，做到信息不漏不错。
二、毕业生毕业资格预审核
我校2011届本科毕业生毕业资格审核工作将继续在教务管理系统中进行。在确保预计毕业生基本数据准确的前提下，请各学院认真做好以下各项工作。
1、认真清理教务管理系统中2011届预计毕业生的成绩，包括教学计划规定的所有课程成绩、课程修读性质、课程学分，同时还包括中期水平、普通话、英语、计算机等级考试成绩等，确保每位学生的成绩准确无误。
2、认真清理2011届预计毕业生受留校察看以上（含留校察看）处分的情况，包括处分原因、受何种处分以及处分文号，同时附上处分文件的复印件，并填写《2011届预计毕业生受处分情况汇总表》（附表4）。
3、在教务管理系统中，认真做好2011届预计毕业生的毕业资格预审核工作。具体操作步骤如下：
第一步：登录教务管理系统→毕业生管理→毕业资格审核→毕业审核条件，
首先设置年级（四年制
2007级、五年制2006级）、教学计划号、毕业年份（统一为2011年）、专业方向。选中条件1：设置为“按教学计划每学期必修课成绩全部及格”，如有部分专业必修课程的成绩未登录系统，在“不包含”后面的栏中选择相应的课程代码；选中条件4：根据专业（方向）的过级要求，设置英语、普通话、学业中期水平测试、体质健康测试等等级考试要求；选中条件8：根据专业（方向）培养方案的要求，设置各类课程的学分要求（第一栏选“专业限选课”、第二栏选“专业限选课，弹性素养限选课”、第三栏选“专业限选课，弹性素养限选课、任意选修课、校公选课”）；选中条件17：根据专业（方向）培养方案设置总学分的要求。各项条件设置好后点击“保存审核条件”，弹出“设置成功”对话框。
第二步：点击“毕业审核信息”， 首先设置年级、专业、专业方向，然后选择按专业或专业方向或单个学生，点击“开始审核”，系统将反馈审核结果。
第三步：根据教务管理系统反馈的毕业审核结果，进一步核准每位学生的成绩，将核准后的审核结果导出，并以适当的方式及时反馈给学生本人。
第四步：根据学生本人对预审核结果的核对情况再进一步校对、修正毕业生的实际成绩。
三、毕业生毕业资格审核
在毕业资格预审核的基础上，各学院在教务管理系统中认真做好2011届预计毕业生的毕业资格审核工作。具体操作步骤如下：
第一步：登录教务管理系统→毕业生管理→毕业资格审核→毕业审核条件，按照设置“毕业资格预审核条件”的方法设置毕业资格审核条件（条件1由教务处统一设置），各项条件设置好后点击“保存审核条件”，弹出“设置成功”对话框。
第二步：点击“毕业审核信息”， 首先设置年级、专业、专业方向和审核批次，然后选择按专业或专业方向或单个学生进行毕业资格的审核，系统将反馈审核结果。
第三步：点击“审核详细信息”，系统将根据毕业资格审核结果显示详细的毕业资格审核信息。
第四步：各专业（方向）的毕业审核全部完成后，点击“毕业审核条件”界面的“审核结束”，待教务处对毕业审核结果进行终审。
第五步：点击“审核详细信息”，根据系统显示的毕业资格审核结果，分别点击“上报毕业、授学位资格审核表”和“上报未修满学分表”，导出毕业生资格详细审核信息，整理、汇总，并填报《2011届预计毕业生毕业、授学位资格审核表》（附表5）和《2011届预计毕业生未修满分、受处分情况汇总表》（附表6）。
四、毕业生工作进度安排
为了保证2011届预计毕业生各项工作的顺利进行，结合我校今年的实际情况，现将各项工作的具体要求和完成时间做了详细的安排，具体见《2011届毕业生各项工作进程安排表》（附件7）。
五、根据《新浦京集团350vip学生学籍管理规定》，在学制期满、规定最长学习时限内，所取得的学分达到教学计划规定总学分四分之三的预计毕业生，可予以结业离校。学生结业后，在规定最长学习时限内，通过重修学分或其他方式达到毕业的要求，可发放毕业证书，毕业证书中的毕业时间，按实际发证日期填写。毕业证书的发放时间为每年1月、6月、9月。
六、未尽事宜，另行通知。
教 务 处
二○一一年四月二十七日